Die Seppelfricke und Co. Family Office AG respektiert und schützt die Privatsphäre ihrer Kunden und beachtet alle Vorschriften zum Datenschutz. Was bedeutet dies im Klartext, wenn es um personenbezogenen Daten der Kunden geht?
Mit den nachfolgenden Informationen gibt das Institut einen Überblick über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Kunden durch das Institut und die Rechte der Kunden nach dem Bundesdatenschutzgesetz bzw. der Datenschutz-Grundverordnung. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Die Kunden werden gebeten, Informationen auch den aktuellen und künftigen vertretungsberechtigten Personen und wirtschaftlichen Berechtigten weiterzugeben.
Verantwortliche Stelle ist:
Seppelfricke & Co. Family Office AG
Stadttor 1
40219 Düsseldorf
Tel.: +49 211 3003 480
Fax: +49 211 3003 200
Email: info@sfo-ag.de
Internet: www.sfo-ag.de
Das Institut besitzt den Status eines von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zugelassenen und lizenzierten Wertpapierdienstleisters und unterliegt den damit verbundenen Prüfungs- und Qualitätsanforderungen.
Das Institut verarbeitet personenbezogene Daten, die es im Rahmen der Geschäftsbeziehung von seinen Kunden erhält. Das ist der Fall, wenn die Kunden mit dem Institut in Kontakt treten, z.B. als Interessent, Antragsteller oder Kunde und insbesondere, wenn die Kunden sich für die Produkte des Instituts interessieren und das hinterlegte Kontaktformular ausfüllen, sich für Online-Dienste anmelden oder sich an das Institut per E-Mail, per Telefon oder per Antrag wenden sowie die Produkte und Dienstleistungen im Rahmen einer aktiven Geschäftsbeziehung nutzen. In all diesen Fällen erhebt, speichert, nutzt, übermittelt oder löscht das Institut personenbezogene Daten.
Zudem verarbeitet das Institut – soweit für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die das Institut selbst oder von sonstigen Dritten (andere Dienstleister des Instituts, z.B. vertraglich gebundene Vermittler) zulässigerweise (z. B. im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen, zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von den Kunden erteilten Einwilligung) erhalten hat. Zum anderen verarbeitet das Institut personenbezogene Daten, die es aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Bundesanzeiger, Presse, Medien, Internet, Grundbücher) zulässigerweise gewonnen hat und verarbeiten durfte.
In bestimmten Fällen holt das Institut personenbezogene Daten von potentiellen Kunden und Interessenten ein.
Soweit notwendig holt das Institut auch personenbezogene Daten von Personen ein, die in keiner direkten Verbindung zu ihm stehen und beispielsweise zu einem der folgenden Personenkreise zählen:
Das Institut verarbeitet personenbezogene Daten, die es im Rahmen der Geschäftsbeziehung von seinen Kunden erhält. Das ist der Fall, wenn die Kunden mit dem Institut in Kontakt treten, z.B. als Interessent, Antragsteller oder Kunde und insbesondere, wenn die Kunden sich für die Produkte des Instituts interessieren und das hinterlegte Kontaktformular ausfüllen, sich für Online-Dienste anmelden oder sich an das Institut per E-Mail, per Telefon oder per Antrag wenden sowie die Produkte und Dienstleistungen im Rahmen einer aktiven Geschäftsbeziehung nutzen. In all diesen Fällen erhebt, speichert, nutzt, übermittelt oder löscht das Institut personenbezogene Daten.
Zudem verarbeitet das Institut – soweit für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die das Institut selbst oder von sonstigen Dritten (andere Dienstleister des Instituts, z.B. vertraglich gebundene Vermittler) zulässigerweise (z. B. im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen, zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von den Kunden erteilten Einwilligung) erhalten hat. Zum anderen verarbeitet das Institut personenbezogene Daten, die es aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Bundesanzeiger, Presse, Medien, Internet, Grundbücher) zulässigerweise gewonnen hat und verarbeiten durfte.
In bestimmten Fällen holt das Institut personenbezogene Daten von potentiellen Kunden und Interessenten ein.
Soweit notwendig holt das Institut auch personenbezogene Daten von Personen ein, die in keiner direkten Verbindung zu ihm stehen und beispielsweise zu einem der folgenden Personenkreise zählen:
Folgende personenbezogenen Daten verarbeitet das Institut:
Personenbezogene Daten zur rassischen oder ethnischen Herkunft, zu politischen Überzeugungen, religiösen oder weltanschaulichen Ansichten, zur Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung werden von dem Institut grundsätzlich nicht verarbeitet (wenn es nicht für die Abführung der Kirchensteuer erforderlich ist oder es sich um die Ausweiskopie handelt, die das Institut aufgrund Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetze benötigt). Ebenso erhebt das Institut keine Daten von Kindern.
Beim Aufrufen der Website des Instituts werden durch den auf dem Endgerät/Computer des Kunden zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server der Website des Instituts gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne das Zutun des Kunden erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
Das Institut erfasst personenbezogene Daten von seinen Lieferanten im Zuge der Zusammenarbeit mit diesen um eine reibungslose Geschäftsbeziehung sicherzustellen. Das Institut erfasst dabei die Daten der Ansprechpartner innerhalb der Organisation, z.B. Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Weiterhin erfassen das Institut Bankdaten, um Zahlungen an die Lieferanten vornehmen zu können.
Das Institut verarbeitet die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Finanzdienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Verträge des Instituts mit seinen Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der Kunden hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (siehe unter Punkt 2) und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratung, Vermögensverwaltung und -betreuung, Anlageberatung sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können die Kunden den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
Das Institut verarbeitet die personenbezogenen Daten von Personen innerhalb der Organisation seiner Lieferanten, um Leistungen von diesen in Anspruch nehmen zu können. Außerdem speichert es die Finanzdaten, damit es die Leistungen seiner Lieferanten bezahlen kann.
Soweit erforderlich, verarbeitet das Institut Daten der Kunden über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen des Instituts oder von Dritten. Beispiele:
In keinem Fall verwendet das Institut Daten, um Rückschlüsse auf die Person des jeweiligen Kunden zu ziehen.
Soweit der Kunde dem Institut eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten um seine Daten für bestimmte Werbezwecke zu verwenden) erteilt hat, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, dem Institut gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Falls das Institut die personenbezogenen Daten des Kunden für andere als die vorstehend genannten Zwecke verwenden will, wird das Institut die Kunden entsprechend informieren und ggfs. deren Zustimmung einholen.
Zudem unterliegt das Institut als Finanzdienstleistungsinstitut diversen rechtlichen Verpflichtungen. Das bedeutet, dass gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Bankenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)) zu erfüllen sind. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, Einhaltung von Sanktions- und Embargobestimmungen, zur Beantwortung von offiziellen Anfragen einer zuständigen staatlichen Stelle oder Justizbehörde, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken im Institut.
Innerhalb des Instituts erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten des Kunden, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von dem Institut eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese das Bankgeheimnis und die schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen des Instituts wahren.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Instituts ist zunächst zu beachten, dass das Institut zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet ist, von denen es Kenntnis erlangt.
Informationen über Kunden darf das Institut nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat, von dem Institut beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung des Bankgeheimnisses sowie die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung/des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
Hinweis: Es werden unter keinen Umständen personenbezogene Daten an Dritte verkauft.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung der Aufträge der Kunden (z. B. Zahlungs- und Wertpapieraufträge) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), die Kunden eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Wenn Sie einen Ausdruck dieser Bestimmungen oder Informationen zu deren Verfügbarkeit benötigen, können Sie sich schriftlich an das Institut wenden.
Das Institut verarbeitet und speichert personenbezogene Daten von Kunden, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei der Geschäftsbeziehung um ein Dauerschuldverhältnis handelt, welches auf mehrere Jahre angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, die – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Bei Antragstellern ohne anschließenden Vertragsschluss gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten.
Das Institut wird sinnvolle und geeignete Maßnahmen ergreifen, welche gepeicherte und verarbeitete Informationen vor Missbrauch, Verlust oder unbefugten Zugriff schützen. Dazu hat das Institut eine Reihe von technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen.
Wenn Sie Verdacht haben, dass Ihre personenbezogenen Informationen missbraucht worden oder verloren gegangen sind oder ein unbefugter Zugriff darauf erfolgt ist, informieren Sie bitte schnellstmöglich das Institut.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung gem. Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung aus Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch gem. Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Das Auskunftsrecht beinhaltet Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen personenbezogene Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei dem Institut erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggfs. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten.
Die unverzügliche Berichtigung unrichtiger bzw. die Vervollständigung der bei dem Institut erhobenen personenbezogenen Daten kann der Kunde jederzeit beantragen.
Der Kunde kann die Löschung seiner bei dem Institut gespeicherten personenbezogenen Daten beantragen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Falls keiner, der genannten Fälle vorliegt, wird das Institut diese Daten löschen. Das Institut wird in der Regel auch den Namen des Kunden in das Verzeichnis der Personen aufnehmen, die nicht kontaktiert werden möchten. So minimiert das Institut die Chance, dass die Kunden in Zukunft kontaktiert werden, wenn deren Daten separat unter anderen Umständen erfasst werden.
Unter bestimmten Umständen kann der Kunde verlangen, dass das Institut die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einschränkt. Das bedeutet, dass das Institut Daten des Kunden künftig nur speichern wird und keine weiteren Verarbeitungsaktivitäten vornehmen kann, bis: (i) eine der unten aufgeführten Bedingungen ausgeräumt wurde, (ii) der Kunde seine Einwilligung erteilt oder (iii) die weitere Verarbeitung notwendig ist, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, die Rechte anderer Personen zu schützen oder wenn sie aufgrund berechtigten öffentlichen Interesses der EU oder eines Mitgliedstaats notwendig ist. Unter folgenden Umständen kann der Kunde verlangen, dass das Institut die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kunden einschränkt:
Der Kunde kann seine personenbezogenen Daten, die er dem Institut bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Wenn eine Entscheidung zum Vertragsschluss oder zur Vertragserfüllung nur in einem automatischen Prozess (Art. 22 DS-GVO) getroffen wurde und diese Entscheidung dem Kunden gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder der Kunde in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt wird, kann der Kunde von dem Institut eine nochmalige manuelle Überprüfung verlangen, nachdem er dem Institut seinen Standpunkt dargelegt und die manuelle Überprüfung beantragt hat. Im Falle einer solchen Entscheidung informiert das Institut den Kunden zudem separat über den Anlass sowie über die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Datenverarbeitung.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht (Artikel 77 DS-GVO i. V. m § 19 BDSG). Der Kunde kann sich diesbezüglich an die Aufsichtsbehörde seines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Unternehmenssitzes des Instituts wenden.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann der Kunde jederzeit dem Institut gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, gegenüber dem Institut erteilt worden sind. Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Hierzu ergeht auch der gesonderte Hinweis am Ende dieser Datenschutzhinweise.
Auf den Widerspruch des Kunden hin, hat das Institut die entsprechenden Aktivitäten einzustellen. Dies gilt mit der Ausnahme, dass das Institut nachweisen kann, dass dem Institut vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen des Kunden überwiegen, oder die Daten verarbeitet werden, um einen Rechtsanspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
Im Rahmen der gemeinsamen Geschäftsbeziehung muss der Kunde diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung das Institut gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird das Institut in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Insbesondere ist das Institut nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, den Kunden vor der Begründung der Geschäftsbeziehung, beispielsweise anhand eines Personalausweises, zu identifizieren und dabei Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Wohnanschrift und Ausweisdaten zu erheben und festzuhalten. Damit das Institut dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen kann, hat der Kunde dem Institut nach § 11 Abs. 6 Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Sollte der Kunde die dem Institut notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, darf das Institut die von dem Kunden gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt das Institut grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollte das Institut diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden die Kunden hierüber gesondert informiert, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Das Institut verarbeitet die Daten der Kunden nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Ein Profiling wird von dem Institut nicht genutzt
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018. Das Institut behält sich vor, die vorliegende Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern. Bitte prüfen Sie regelmäßig und insbesondere vor jeder Inanspruchnahme einer Dienstleistung, ob eine aktualisierte Version vorliegt. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.sfo-ag.de von den Kunden abgerufen und ausgedruckt werden. Über grundlegende Änderungen wird das Institut die Kunden auf der Internetseite und über die üblichen Kommunikationskanäle informieren.
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DS-GVO (ein Profiling wird durch Institut derzeit jedoch nicht durchgeführt). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht (ein Profiling wird durch Institut derzeit jedoch nicht durchgeführt). Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst telefonisch gerichtet werden an: 0211/3003480 oder alternativ mit einer E-Mail an info@sfo-ag.de.